ПОЛОЖЕННЯ
про Центр надання адміністративних, інших публічних послуг виконкому районної у місті ради
1. Загальні положення
1.1. Центр надання адміністративних, інших публічних послуг виконкому районної у місті ради (надалі - Центр) створений у межах структури загального відділу виконкому районної у місті ради, з метою забезпечення надання адміністративних та інших публічних послуг, первинної правової допомоги та організації роботи зі зверненнями громадян у виконкомі.
1.2. Рішення щодо утворення, ліквідації або реорганізації Центру приймає виконком районної у місті ради.
1.3. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування вищого рівня, Положенням про Центр надання адміністративних, інших публічних послуг (надалі – Положення).
1.4. Положення визначає правові засади діяльності, структуру та компетенцію Центру. Порядок та основні організаційні принципи роботи його учасників у одному приміщенні з питань надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги та роботи зі зверненнями громадян і особистого прийому громадян керівництвом виконкому.
1.5. Положення розроблено відповідно до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», «Про адміністративні послуги», «Про безоплатну правову допомогу», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 20 лютого 2013 року № 118 «Про затвердження Примірного положення про центр надання адміністративних послуг», зі змінами, інших нормативно-правових актів, що регулюють відносини в сфері надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги та роботи зі зверненнями громадян і особистого прийому громадян.
- Основні завдання Центру
2.1. Основними завданнями Центру є:
2.1.1 забезпечення виконання вимог законів України «Про звернення громадян», «Про адміністративні послуги», «Про безоплатну правову допомогу», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», рішень Криворізької міської ради та її виконкому інших нормативно-правових актів, що регламентують діяльність у сфері надання адміністративних, інших публічних послуг, роботу зі зверненнями громадян.
2.1.2 організація надання адміністративних, інших публічних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернень; первинної правової допомоги, розгляду звернень громадян, забезпечення особистого прийому громадян з використанням сучасних інформаційних технологій у виконкомі районної у місті ради;
2.1.3 забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги та розгляду звернень громадян у виконкомі та на підприємствах-надавачах послуг, у тому числі з використанням офіційного вебсайту виконкому районної у місті ради в мережі Інтернет та теле-табло; доступу громадян, суб'єктів господарювання до інформації, довідкових матеріалів;
2.1.4 створення зручних та доступних умов для подачі звернень громадян, отримання адміністративних, інших публічних та соціальних послуг, первинної правової допомоги суб’єктами звернень, побудова ефективної системи їх надання;
2.1.5 запобігання проявам корупційних загроз під час надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги, розгляду звернень громадян;
2.1.6 організація ефективної взаємодії між суб’єктами звернень та суб’єктами надання адміністративних, інших публічних послуг, структурними підрозділами виконкому районної у місті ради, задіяними в процесах надання послуг, первинної правової допомоги, розгляді звернень громадян та адміністратором ЦНАП «Віза» і виконавцями робіт за зверненнями громадян;
2.1.7 здійснення контролю за дотриманням виконавцями термінів надання адміністративних, інших публічних послуг та розгляду і підготовки відповідей на звернення громадян, інформаційні запити;
2.1.8 проведення моніторингових досліджень щодо задоволеності споживачів якістю надання публічних послуг, виконання робіт за зверненнями громадян, доступності та вичерпності інформації, дотримання чинного законодавства України посадовими особами виконкому.
- Організація роботи Центру
3.1. Здійснення функцій з керівництва та відповідальність за організацію діяльності Центру покладається на загальний відділ виконкому районної у місті ради.
3.2. Керівником Центру є завідувач загального відділу виконкому районної у місті ради. Роботу Центру забезпечують координатор - заступник завідувача та спеціалісти загального відділу, які організовують взаємодію суб'єктів надання публічних послуг, контролюють терміни їх надання, здійснюють організаційне забезпечення роботи зі зверненнями громадян.
Основні права та завдання їх визначені Положенням про загальний відділ виконкому районної у місті ради та посадовими інструкціями.
У період відсутності завідувача загального відділу виконкому районної у місті ради - керівника Центру надання послуг, його обов'язки виконує координатор Центру - заступник завідувача загального відділу.
3.3. Центром забезпечується надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги, консультацій, розгляду звернень громадян, проведення особистого прийому громадян шляхом взаємодії з:
3.3.1 структурними підрозділами виконкому районної у місті ради;
3.3.2 адміністратором ЦНАПу «Віза»;
3.3.3 комунальними підприємствами та підприємствами-надавачами послуг, закладами, установами, які залучаються до розгляду звернень громадян;
3.4. Центр поділяється на:
- інформаційно-консультаційний сектор (зона очікування, консультування та інформування);
- сектор приймання/видачі документів на надання адміністративних, інших публічних послуг, письмових звернень громадян;
- сектор обслуговування (прийом громадян керівництвом виконкому та надання первинної правової допомоги фахівцями структурних підрозділів).
3.4.1 у інформаційно-консультаційному секторі надаються інформації, довідки у телефонному режимі за тел. 067 777 38 95, 068 970 56 97; послуга з організації вирішення аварійних ситуацій з питань житлово-комунального господарства та контролю за виконанням заявок громадян; забезпечується прийом звернень на телефонну лінію голови районної у місті ради;
3.4.2 у секторі приймання/видачі документів здійснюється прийом заяв на надання адміністративних, інших публічних послуг, письмових звернень громадян та реєстрація громадян на особистий прийом до керівництва; видача листів-відповідей, вихідних пакетів документів суб'єктам звернень, відповідей на звернення громадянам;
3.4.3 у секторі обслуговування здійснюється особистий прийом громадян керівництвом виконкому, надається громадянам первинна правова допомога та консультації фахівцями структурних підрозділів;
3.4.4 діяльність Центру з надання послуг для суб'єктів звернень здійснюється на безоплатній основі, крім тих послуг, що відповідно до чинного законодавства України надаються на платній основі.
3.5. Центр розміщений на першому поверсі будівлі виконкому районної у місті ради за адресою: вул.Свято-Миколаївська, 27, м. Кривий Ріг.
3.6. Структурні підрозділи виконкому районної у місті ради, які надають громадянам, суб'єктам господарювання адміністративні, інші публічні послуги, первинну правову допомогу залучаються до роботи відповідно до рішення виконкому, яким затверджується перелік послуг, що надаються через Центр під час здійснення делегованих повноважень.
3.7. На кожну адміністративну, публічну послуги, що надаються через
Центр, розробляються технологічні та інформаційні картки, які затверджуються рішенням виконкому районної у місті ради, з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 30 січня 2013 року № 44 «Про затвердження вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги».
3.8. У процесі надання адміністративних, інших публічних послуг у Центрі забезпечується:
3.8.1 вільний доступ до його приміщень, у тому числі для осіб з обмеженими можливостями;
3.8.2 наявність необхідних інформаційних матеріалів зі зразками відповідних документів та інформації в обсязі, достатньому для отримання адміністративної, іншої публічної послуги без сторонньої допомоги;
3.8.3 розміщення на офіційному вебсайті виконкому районної у місті ради в мережі Інтернет та офіційному вебпорталі «Криворізький ресурсний центр», вебпорталі ЦНАПу «Віза», на теле-табло та інформаційних стендах у Центрі переліку та інформації про порядок надання відповідних адміністративних, інших публічних послуг, подачі звернень громадян, режим роботи Центру тощо;
3.8.4 надання суб'єктам звернень, громадянам інформації про порядок отримання, адміністративних, інших публічних послуг, роботи зі зверненнями громадян, отримання первинної правової допомоги з використанням відповідних засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти);
3.8.5 здійснення прийому суб’єктів звернень, громадян, проведення особистого прийому відповідно до затвердженого цим Положенням режиму роботи.
3.9. Заява на отримання адміністративної, іншої публічної послуги подається у письмовій формі. Письмова заява може бути подана суб’єктом звернення особисто, надіслана поштою або у випадках, передбачених чинним законодавством України, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
3.10. Перелік та вимоги до документів, необхідних для отримання адміністративної, іншої публічної послуги, визначаються чинним законодавством України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, виконавчого комітету районної у місті ради. Забороняється вимагати від суб’єкта звернення документи або інформацію, не передбачені законодавством.
3.11. Надання адміністративних, інших публічних послуг забезпечується в найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктом звернення, а розгляд звернень громадян - відповідно до термінів, передбачених законом України «Про звернення громадян».
Граничний строк надання адміністративної послуги визначається чинним законодавством України. У разі, якщо законом не визначено граничний строк надання адміністративної, іншої публічної послуги, він не може перевищувати 30 календарних днів з дня подання суб’єктом звернення заяви та пакета документів, необхідних для отримання послуги.
- Права та обов’язки персоналу Центру
4.1. Суб'єкти звернення, громадяни для отримання адміністративної, іншої публічної послуги, первинної правової допомоги, подачі запитів, звернень, заяв (клопотань) і скарг звертаються до спеціалістів Центру.
4.2. Основними завданнями (обов'язками) спеціалістів Центру є:
4.2.1 забезпечення суб’єктів звернень вичерпною інформацією та бланками заяв, надання консультацій щодо вимог і порядку надання адміністративних, інших публічних послуг, розгляду звернень громадян;
4.2.2 приймання від громадян звернень, документів, необхідних для надання послуг, здійснення їх реєстрації, сканування звернень громадян та передача документів (їх копій) виконавцям послуг, не пізніше наступного робочого дня після їх одержання, з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних";
4.2.3 організаційне забезпечення надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги суб’єктами їх надання, виконання звернень громадян;
4.2.4 здійснення контролю за термінами виконання послуг, звернень громадян та належного оформлення вихідних документів;
4.2.5 передача адміністратору ЦНАП "Віза" результатів розгляду адміністративних послуг; видача або забезпечення надсилання засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку суб’єктам звернень результатів надання адміністративних, інших публічних послуг, відповідей на звернення громадян;
4.2.6 забезпечення обліку телефонних звернень щодо вирішення аварійних ситуацій з питань житлового і комунального господарства, контролю за їх виконанням;
4.2.7 підготовка щоденно, щотижнево, щомісячно, щоквартально звітів про стан надання адміністративних, інших послуг та розгляд звернень громадян;
4.2.8 перевірка виконання робіт за зверненнями громадян.
4.3. Спеціалісти Центру мають право:
4.3.1 безоплатно одержувати від суб’єктів надання послуг, виконавців звернень громадян, підприємств, установ, організацій, у встановленому законом порядку, документи та інформацію, пов’язані з наданням послуг, роботою зі зверненнями громадян;
4.3.2 посвідчувати власним підписом та штампом копії (фотокопії) оригіналів документів, необхідних для надання публічних послуг;
4.3.3 інформувати керівника Центру про порушення строку розгляду заяв про надання послуг, підготовки відповідей на звернення громадян, вимагати вжиття заходів для усунення виявлених порушень;
4.3.4 наповнювати (оновлювати) необхідною інформацією стосовно надання адміністративних, інших публічних послуг, роботи зі зверненнями громадян розділ «Центр надання послуг» на офіційному вебсайті виконкому районної у місті ради у мережі Інтернет.
4.4. Координацію усіх дій, пов’язаних з функціонуванням Центру, здійснює керуючий справами виконкому.
4.5. Керівник Центру відповідно до завдань, покладених на Центр:
4.5.1 здійснює керівництво роботою Центру, несе персональну відповідальність за організацію його діяльності;
4.5.2 організовує діяльність Центру, у тому числі щодо взаємодії із керівниками структурних підрозділів - надавачами адміністративних, інших публічних послуг, адміністратором ЦНАП «Віза», керівниками підприємств, закладів, установ – виконавцями звернень громадян, уживає заходів щодо підвищення ефективності його роботи;
4.5.3 організовує інформаційне забезпечення роботи Центру;
4.5.4 сприяє створенню належних умов праці в Центрі, уносить пропозиції керуючому справами виконкому щодо його матеріально-технічного забезпечення;
4.5.5 інформує голову районної у місті ради про стан роботи з надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги, зі зверненнями громадян у виконкомі районної у місті ради;
4.5.6 виконує інші повноваження згідно з вимогами чинного законодавства України, Положенням та Регламентом Центру.
4.6. Центр у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й громадськими організаціями.
- Режим роботи Центру
5.1. Центр працює 5 днів на тиждень, з 8:30 до 17:00, з обідньою перервою з 12:30 до 13:00, крім суботи, неділі та святкових днів.
- Фінансування діяльності Центру
6.1. Фінансування діяльності Центру здійснюється за рахунок коштів бюджету Центрально-Міського району у місті Кривий Ріг.
6.2. Фінансування може здійснюватися і за рахунок інших джерел, не заборонених чинним законодавством України.
6.3. Матеріально-технічне та організаційне забезпечення діяльності Центру здійснюється виконкомом районної у місті ради.
- Відповідальність за порушення вимог законодавства у сфері надання адміністративних послуг
7.1. Головні спеціалісти Центру не несуть відповідальності за недостовірність поданих фізичними та юридичними особами (їх уповноваженими представниками) документів (їх копій) для отримання послуг.
7.2. Посадові особи, уповноважені відповідно до повноважень надавати адміністративні, інші публічні послуги, розглядати запити, звернення громадян несуть дисциплінарну, цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законом, за порушення вимог чинного законодавства України у сфері надання адміністративних послуг та роботи зі зверненнями громадян.
7.3. Шкода, заподіяна фізичним або юридичним особам посадовими особами, уповноваженими відповідно до закону надавати адміністративні, інші послуги, унаслідок їх неправомірних дій, відшкодовується в установленому чинним законодавством України порядку.
РЕГЛАМЕНТ
Центру надання послуг виконкому районної у місті ради
1. Загальні положення
1.1. Регламент Центру надання послуг виконкому районної у місті ради (надалі – Регламент) визначає порядок організації роботи центру надання послуг виконкому районної у місті ради (надалі – Центр), порядок дій спеціалістів Центру та їх взаємодії зі структурними підрозділами виконкому районної у місті ради, суб’єктами господарювання, задіяними в роботі Центру.
1.2. Регламент розроблений на основі чинного законодавства України, ураховує Регламент виконкому районної у місті ради, Положення про загальний відділ виконкому та визначає механізм взаємодії працівників Центру, структурних підрозділів виконкому, суб'єктів звернень у питаннях реалізації законів України "Про адміністративні послуги", "Про звернення громадян", інших нормативно-правових актів України, що регулюють питання надання адміністративних, інших публічних послуг, роботи зі зверненнями громадян, надання первинної правової допомоги громадянам.
1.3. Затвердження Регламенту та внесення змін до нього здійснюється за рішенням виконкому районної у місті ради.
1.4. Надання адміністративних, інших публічних послуг, розгляд звернень громадян, надання первинної правової допомоги у Центрі здійснюється з дотриманням принципів:
1.4.1 верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
1.4.2 стабільності;
1.4.3 рівності перед законом;
1.4.4 відкритості та прозорості;
1.4.5 оперативності та своєчасності;
1.4.6 доступності інформації про надання адміністративних, інших публічних послуг,первинної правової допомоги, звернень громадян;
1.4.7 захищеності персональних даних;
1.4.8 раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання послуг;
1.4.9 неупередженості та справедливості;
1.4.10 доступності та зручності для суб'єктів звернення.
1.5.Дотримання Регламенту є обов’язковим для спеціалістів та суб’єктів надання адміністративних, інших публічних послуг, які задіяні в роботі Центру.
2.Вимоги до приміщення, у якому розміщується Центр
2.1. Центр розміщується на І поверсі будівлі виконкому районної у місті ради, в центральній частині району в зручному для суб'єктів звернення, громадян місці.
2.2. На прилеглій до Центру території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб'єктів звернення. Вхід до споруди обладнаний пандусом, а до приміщення Центру - поручнями з обох сторін. На вході до приміщення є вивіска з назвою Центру та графіком прийому громадян керівництвом виконкому.
2.3. Центр працює щоденно з 8:30 до 17:00, крім суботи, неділі та святкових днів. Перерва з 12:30 до 13:00.
2.4. Надання довідкових інформаційних послуг та реєстрація заявок щодо забезпечення вирішення та контролю за виконанням аварійних ситуацій з питань житлового та комунального господарства, у телефонному режимі, за телефонами 068 970 56 97; 94 83 60 здійснюється інспекторами сектору по роботі зі зверненнями громадян загального відділу виконкому районної у місті ради цілодобово.
2.5. Приміщення Центру поділяється на закриту та відкриту зони:
2.5.1 у відкритій частині здійснюється консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками Центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до цієї частини Центру та змогу ознайомитись з інформацією щодо переліку адміністративних, інших публічних послуг, що надаються через Центр, отримати первинну правову допомогу;
2.5.2 у зоні надання довідково-інформаційних послуг цілодобово працюють 5 інспекторів сектору по роботі зі зверненнями громадян загального відділу, які у телефонному режимі надають довідкову інформацію, реєструють звернення громадян, що надходять на телефон голови районної у місті ради та заявки громадян щодо вирішення аварійних ситуацій у районі;
2.5.3 у зоні очікування, де створені комфортні умови для суб’єктів звернення, працює координатор центру, який надає консультації, довідки, інформації суб’єктам звернення, знайомить їх з процедурами надання послуг, надає допомогу в оформленні заяв, інформаційних запитів. Одночасно мешканці мають згоду переглянути актуальну довідкову та статистичну інформацію щодо роботи виконкому районної у місті ради на інформаційному теле-табло та скористатись інформаційним терміналом;
2.5.4 у зоні обслуговування створені робочі місця, де здійснюється реєстрація листів, заяв з пакетами документів, необхідних для отримання адміністративних, інших публічних послуг, засвідчуються копії документів, у разі необхідності, виготовляються ксерокопії деяких документів; реєструються електронні, письмові звернення та громадяни, які звертаються на особистий прийом до керівництва виконкому;
2.5.5 у закритій зоні проводять особистий прийом громадян керівники виконкому районної у місті ради та надають консультації керівники структурних підрозділів виконкому.
3.Інформаційні й технологічні картки адміністративних,
інших публічних послуг
3.1. Основна інформація для суб’єктів звернення щодо надання адміністративних, інших публічних послуг описується у відповідних інформаційних картках, а порядок надання послуг – у відповідних технологічних картках, що розміщені у довідкових теках у зоні очікування Центру, на офіційному вебсайті виконкому районної у місті ради, вебпорталі ЦНАПу "Віза" у мережі Інтернет.
3.2. Інформаційні та технологічні картки адміністративних, інших публічних послуг затверджуються рішенням виконкому районної у місті ради. Картки розробляються відповідно до Закону України "Про адміністративні послуги", постанови Кабінету Міністрів України від 30 січня 2013 року № 44 "Про затвердження вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги", з урахуванням вимог інших нормативно-правових актів, що регламентують надання адміністративних, інших публічних послуг.
3.3. У разі внесення змін до делегованих повноважень, структурний підрозділ, який надає публічну послугу, в строк до 5 робочих днів інформує про це заступника голови районної у місті ради, відповідно до розподілу обов'язків, і готує відповідні інформаційні та технологічні картки, згідно з вимогами чинного законодавства та Регламенту. Загальний відділ виконкому районної у місті ради готує проект рішення виконкому для внесення відповідних змін, доповнень до переліку послуг.
3.4. Інформаційна та технологічна картки адміністративної та публічної послуг містять інформацію відповідно до вимог статті 8 Закону України «Про адміністративні послуги».
4. Інформаційне забезпечення Центру
4. 1. Інформування мешканців з питань діяльності Центру, порядку надання адміністративних, інших публічних послуг, графіків особистого прийому громадян здійснюється шляхом розміщення відповідної інформації на інформаційних стендах, теле-табло у Центрі, офіційному вебсайті виконкому районної у місті ради, інформаційному порталі "Криворізький ресурсний центр" в мережі Інтернет.
4.2. У доступному та зручному для замовників місці на інформаційних стендах, теле-табло, у відповідних теках розміщується:
4.2.1 інформація про режим роботи Центру;
4.2.2 перелік адміністративних, інших публічних та послуг, що надаються через ЦНАП «Віза» та Центр;
4.2.3 бланки заяв та зразки їх заповнення, перелік необхідних документів;
4.2.4 номери телефонів Центру;
4.2.5 адреса офіційного вебсайту виконкому та електронні адреси;
4.2.6 інструкція з користування інформаційним терміналом;
4.2.7 графік прийому громадян керівництвом виконкому;
4.2.8 Положення про Центр та його Регламент.
4.3. Бланки заяв, необхідні для заповнення на отримання адміністративних, інших публічних послуг, зразки їх заповнення та перелік необхідних документів, зразки звернень (згруповані за видами послуг) розміщуються у зоні очікування.
4. Суб'єктам звернень, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційного зв'язку (телефону, електронної пошти тощо), забезпечується можливість отримання інформації про надання публічних послуг у спосіб, аналогічний способу звернення.
4.5. Інформація, що розміщується у приміщенні Центру та на офіційному вебсайті виконкому в мережі Інтернет, має бути актуальною й вичерпною, зручною для пошуку та копіювання.
4.6. Загальний відділ виконкому районної у місті ради своєчасно надає інформацію для розміщення на інформаційних вебпорталах «Криворізький ресурсний центр», Центру адміністративних послуг «Віза» та забезпечує оновлення інформації на офіційному вебсайті виконкому районної у місті ради.
5. Порядок приймання заяв, пакетів документів, листів, запитів та звернень
5.1. Приймання від суб’єкта звернення заяв та інших документів для надання адміністративної, іншої публічної послуги, що надаються через Центр (надалі – вхідного пакета документів), звернень громадян, запитів та повернення документів з результатом надання адміністративної, іншої публічної послуги (надалі – вихідний пакет документів) здійснюється спеціалістами Центру, відповідно до розподілу обов'язків.
5.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів, звернення, заяву, запит у Центрі особисто, через законного представника, надіслати поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
5.3. Заява для отримання адміністративної, іншої публічної послуги, звернення подаються в письмовій, усній чи електронній формах.
5.4. Координатор Центру:
5.4.1 забезпечує взаємодію учасників Центру щодо надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги громадянам, розгляду звернень громадян;
5.4.2 надає допомогу суб’єктам звернення в користуванні інформаційним терміналом, консультує із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернення, іншу інформацію з питань компетенції Центру, необхідну суб’єктам звернення;
5.4.3 забезпечує оновлення інформації, що розміщується у приміщенні Центру, на теле-табло та на офіційному вебсайті виконкому в мережі Інтернет, стосовно надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги, роботи зі зверненнями громадян;
5.4.4 забезпечує організацію виїздів мобільного офісу ЦНАП «Віза» на території району;
5.4.5 контролює підготовку звітів, інформацій про стан роботи з надання адміністративних, інших публічних послуг, первинної правової допомоги, за зверненнями громадян;
5.4.6 контролює своєчасне передавання та терміни виконання заяв з вхідними документами про надання адміністративних, інших публічних послуг, звернень громадян, запитів на виконання виконавцям;
5.4.7 у разі відсутності спеціаліста Центру виконує його обов’язки.
5.5. Спеціаліст Центру по обробці службових документів:
5.5.1 перевіряє відповідність вмісту вхідного пакета документів переліку, передбаченого інформаційною карткою публічної послуги, звіряє копії документів та засвідчує їх, видає замовникові бланк заяви, у разі потреби надає допомогу в його заповненні. У разі, коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви надає необхідну допомогу в їх усуненні;
5.5.2 у разі, коли вхідний пакет документів подається законним представником суб’єкта звернення, перевіряє документи, що посвідчують особу представника, та засвідчує його повноваження;
5.5.3 здійснює реєстрацію заяви і вхідного пакета документів в електронній програмі «КАІ-Документообіг». Присвоює номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви;
5.5.4 з’ясовує прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання публічної послуги, місце отримання результату надання послуги та спосіб передачі вихідного документа (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку);
5.5.5 отримує щоденно від адміністратора ЦНАПу «Віза» пакети документів для надання адміністративних послуг, реєструє їх та контролює дотримання термінів виконання;
5.5.6 формує реєстр отриманих заяв з пакетами документів, передає їх під підпис керівникам структурних підрозділів - виконавцям послуг, визначених рішенням виконкому районної у місті ради;
5.5.7 контролює щоденно терміни виконання адміністративних, інших публічних послуг;
5.5.8 після виконання послуги отримує результат її виконання (копію рішення, розпорядження, лист-відповідь тощо), повідомляє замовника послуги і передає результат йому особисто чи законному представнику, або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством України;
5.5.9 проводить анкетування замовників послуг та моніторинг опитувальних анкет;
5.5.10 готує звіти, інформації про надані адміністративні, інші публічні послуги, надає первинну правову допомогу;
5.5.11 оформлює закінчені діловодством справи з надання адміністративних, інших публічних послуг.
5.6. Спеціаліст Центру по роботі зі зверненнями громадян:
5.6.1 здійснює реєстрацію письмових, усних, електронних звернень громадян, запитів за допомогою програми «КАІ-Документообіг. Звернення громадян», присвоює вхідний номер та дату отримання звернення, запиту і заносить дані до електронного реєстру;
5.6.2 перевіряє на відповідність документи, зазначені і додані до звернення. З'ясовує з заявником засоби зв'язку, з метою передачі відповіді на звернення;
5.6.3 інформує заявника про термін виконання звернення;
5.6.4 передає звернення голові районної у місті ради для розгляду і визначення виконавця звернення;
5.6.5 виготовляє ксерокопії (сканує) звернення громадян і за реєстром передає на виконання керівникам структурних підрозділів виконкому та направляє електронну копію керівникам підприємств-надавачів послуг, відповідно до резолюції керівництва виконкому;
5.6.6 контролює дотримання термінів підготовки відповідей на звернення громадян виконавцями і, у разі порушень, інформує завідувача загального відділу виконкому;
5.6.7 надає методичну допомогу з питань роботи зі зверненнями громадян працівникам виконкому та відповідальним за роботу зі зверненнями громадян на підприємствам, закладах, установах району;
5.6.8 готує звіти, інформації про стан роботи зі зверненнями громадян у виконкомі та їх моніторинг;
5.6.9 забезпечує контроль за розглядом електронних звернень громадян, що надійшли від ДУ «УКЦ», КЦ «Гаряча лінія голови ОДА», на портал «Криворізький ресурсний центр», Контакт-центр м.Кривого Рогу та на Єдиний портал електронних звернень громадян району;
5.6.10 бере участь у розробці проектів рішень, розпоряджень з питань роботи зі зверненнями громадян у виконкомі;
5.6.11 координує попередній запис суб'єктів звернення, громадян на прийом до керівників виконкому на визначену дату та час, з використанням телефонного зв’язку;
5.6.12 готує довідкову інформацію, що розміщується в приміщенні Центру, на теле-табло та на офіційному вебсайті виконкому в мережі Інтернет, стосовно роботи зі зверненнями громадян;
5.6.13 проводить анкетування заявників щодо розгляду звернень громадян;
5.6.14 оформляє закінчені діловодством справи за зверненнями громадян і передає їх до архівосховища виконкому.
6. Опрацювання заяв, запитів, листів, звернень
6.1. Передавання справ на виконання здійснюють спеціалісти Центру.
6.2. Отримані заяви з вхідними документами на надання адміністративних, інших публічних послуг у день їх надходження і реєстрації, за реєстром, спеціаліст передає керівнику структурного підрозділу, до компетенції якого належить їх опрацювання.
6.3. Письмові, електронні звернення громадян, картки особистого прийому громадян у день їх отримання і реєстрації передаються голові районної у місті ради для розгляду і визначення виконавців, відповідно до порушених у зверненні питань.
6.4. Суб’єкт надання послуги, виконавець звернення громадян, запиту зобов’язаний:
6.4.1 розглянути справу та вирішити питання у строки, зафіксовані в технологічній картці послуги, а звернення громадян – у строк, зазначений у резолюції керівника;
6.4.2 своєчасно інформувати спеціаліста Центру про проблеми в дотриманні строку розгляду, що виникають під час надання послуги чи розгляду звернення громадян.
6.5. У разі, якщо послуга потребує декількох етапів дій, виконавець забезпечує проходження цих дій, повідомляючи про це замовника послуг, заявника у порядку, визначеному чинним законодавством.
6.6. У разі виявлення факту порушення строків надання адміністративної, іншої публічної послуги, розгляду звернення громадян спеціаліст зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника Центру.
6.7. Спеціаліст Центру після отримання результату виконання публічної послуги (копії рішення, розпорядження, акта, довідки, листа тощо), відповіді на звернення громадян протягом дня повідомляє замовника. Відповідь суб’єкту звернення надається особисто чи його законному представнику, або надсилається за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством України.
Результат розгляду адміністративної послуги, що надається через ЦНАП «Віза», у день її виконання передається адміністратору ЦНАПу «Віза».
6.8. Спеціаліст Центру щоденно, щотижня, щомісячно готує звіти про стан надання адміністративних, інших публічних послуг, розгляду звернень громадян та стан виконавчої дисципліни.
7. Здійснення контролю
7.1. Контроль за якістю роботи Центру здійснюється шляхом виконання комплексу заходів, спрямованих на забезпечення надання відповідних послуг, розгляду звернень громадян, суб'єктів господарювання в установлений законодавством строк.
7.2. Відповідальність за порушення строків розгляду справ та звернень громадян, неякісне їх виконання несуть суб'єкти надання послуг та виконавці, в межах повноважень, а також спеціалісти і керівник Центру.
7.3. Основними заходами контролю визначені:
7.3.1 моніторинг рівня задоволеності суб'єктів звернень якістю надання послуг, розгляду звернень;
7.3.2 реєстрація дати прийняття вхідних документів, повернення результатів надання послуг, розгляду звернень громадян;
7.3.3 координація дій структурних підрозділів виконкому на етапі виконання публічних послуг, розгляду звернень громадян;
7.3.4 інформування керівництва виконкому про порушення строків надання послуг, розгляду звернень громадян, у разі якщо такі допускаються виконавцями.
7.4. Контроль за проходженням справ, розглядом звернень громадян та дотриманням термінів їх вирішення покладається на керівника та координатора Центру.
7.5. Спеціалісти Центру щоденно, щотижня формують звіти про стан надання публічних послуг, розгляду звернень громадян (кількість прийнятих/виданих послуг, звернень громадян, кількість невиконаних послуг або нерозглянутих звернень (у разі наявності). Такий звіт доводиться до відома керівництва виконкому, завідувачів структурних підрозділів щопонеділка на апаратній нараді.
7.6. Щомісяця, до 05 числа наступного за звітним, спеціалісти Центру формують звіти про стан виконавчої дисципліни за зверненнями громадян, надання адміністративних, інших публічних послуг, які доводяться до відома керівництва виконкому.
Електронні версії звітів про роботу зі зверненнями громадян та надання публічних послуг розміщуються на офіційному вебсайті виконкому районної у місті ради.